Nachhaltig agieren – nachhaltig profitieren: Der Weg zur wirtschaftlich und ökologisch nachhaltigen Kanzlei

Inhalte des Pakets

Nachhaltige Kanzlei: Kanzleianalyse als Voraussetzung für digitale Transformation

Steuerkanzleien stehen vielen unterschiedlichen Herausforderungen gegenüber. Seien es die fortschreitende Digitalisierung, Effizienz- und Organisationsprobleme im Kanzleialltag oder der Fachkräftemangel. Sodass sich die Frage stellt, wie und wo mit den Verbesserungen beginnen?

Wir geben eine klare Empfehlung, wie das gelingen kann. Und so gehen wir vor: Nach der Analyse des Status Quo der Steuerkanzlei wird ein Potenzial-Bericht mit Handlungsempfehlungen erstellt, aus dem sich die zeitliche und inhaltliche Projektplanung ableitet. Die Beantragung von Fördermitteln oder die Empfehlung von Experten und Coaches für fachliche Themenbereiche sind konkrete Umsetzungsansätze.

Wie das im Einzelnen aussehen kann, erfahren Sie von unseren Referenten, die auch folgende Themenbereiche unter die Lupe nehmen:

• Strategie und Mitarbeiter
• Interne Verwaltungsprozesse
• Produktivprozesse

Nachhaltige Kanzlei: Digitale Buchhaltung und Unternehmen Online im Kanzleibetrieb und bei Mandanten

Eine digitale Buchhaltung ist nicht nur die Verarbeitung gescannter Belege, sie ist vor allem Schnittstellenmanagement.

Dabei ist der Mehrwert digitaler Prozesse unbestritten: Die Leistungserbringung erfolgt ungeachtet von Kontakt- und Mobilitätsbeschränkungen, das Arbeitsaufkommen ist zeitlich besser steuerbar, Daten sind schneller verfügbar, eine simultane Bearbeitung von Buchhaltungs-, Beratungs- und Compliance-Leistungen ist auch überörtlich möglich, eine Vielzahl an Informationen ist digital verfügbar.

Insbesondere folgende Hemmnisse gilt es dabei zu überwinden: Ineffektive Prozesse bei Mandanten und Kanzlei durch Mischsysteme, die Lernkurve in der Kanzlei bleibt flach, digitale Buchhaltungen bleiben Exoten, ein Mehrwert wird von Mandanten meist nur bei der Kanzlei gesehen, Effektivitätseffekte verpuffen am Anfang.

Unsere Referenten bringen Ihnen diese Themen anhand folgender Schwerpunkte näher:

• Anwendungsszenarien
• Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit
• Voraussetzungen in der Kanzlei

Nachhaltige Kanzlei: Eigenorganisation, Auftragsabwicklung und Controlling im digitalen Workflow

In einem normalen Zustand hat jeder Kanzleimitarbeiter ausreichend Luft, um seine Arbeit zu erledigen, seinen Urlaub zu nehmen und entspannt zu arbeiten – bei der nötigen Effizienz – quasi der Idealzustand. Doch durch ein unvorhergesehenes Ereignis müssen zeitweise die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Arbeiten auffangen. Die Folge: Kapazitätsmangel.

Dieser führt zu höherer Belastung, ist meist aber im „Wir-Gefühl“ gut bewältigbar. Bleibt der Zustand jedoch länger erhalten oder fällt mit ungünstigen Umwelteinflüssen zusammen, kann die Stimmung „festfahren“. Selbst, wenn die Kapazitätsmängel durch z. B. Neueinstellungen beseitigt werden, bleibt die gefühlte Überforderung erhalten. Wir sprechen von der sog. Hysterischen Kanzlei. Was genau das ist und welchen Lösungsansatz es gibt, erfahren Sie von unseren Referenten, indem sie die folgenden Fragen beantworten:

• Wie gestalte ich meine Auftragsstruktur?
• Warum auftragsorientiertes Arbeiten Vorteile bringt
• Welche Vorteile habe ich bei der Zuordnung von Arbeitszeiten?

Nachhaltige Kanzlei: Arbeitsorganisation in der Kanzlei – Effizientes Arbeiten im digitalen Zeitalter

In den Prozessen steckt der Gewinn. Effiziente Prozesse geben die Rahmenbedingungen vor, die persönliche Arbeitsmethodik bestimmt die Rentabilität. Daher gehen Ihre Referenten insbesondere auf folgende Themen ein:

• Zeitfresser in der täglichen Arbeit (Störungen, Kommunikationsprozesse, Prioritäten)
• Gestaltung und Organisation des Arbeitstags (Organisation von Telefon- und Erreichbarkeitszeiten, Moderne Kommunikationswege, Arbeitsplanung)

Nachhaltige Kanzlei: Automatisierung und Digitalisierung im Postmanagement

In der Verwaltung eines Unternehmens können u. a. Schriftverkehr und Postversand sowie der interne Belegaustausch ohne großen Investitionsaufwand digitalisiert werden.

Digitalisierung bedeutet den weitestgehenden Verzicht auf Papier, wo immer es möglich ist, die Verschlankung und Vereinfachung der Betriebsabläufe, der sog. „Workflows“, die Beschleunigung des Informationsaustauschs (Dokumenten- und Schriftverkehr), die Modernisierung und Optimierung der Verwaltung, Zeit- und Geldersparnis sowie Rechtssicherheit und Buchhaltung und Betriebsführung unter Einhaltung der GoBD.

Insbesondere werden folgende Themenfelder beleuchtet:

• Wie wird aktuell die Post in der Kanzlei verarbeitet?
• Nutzen der Kanzlei durch zeitgemäßes Postmanagement
• Braucht es die „Post“ noch wirklich – Wie kann ich den Verzicht auf die „Post“ organisieren?

Nachhaltige Kanzlei: Steuerberaterverträge und Honorarvereinbarungen

Steuerberaterverträge können unterschiedlich ausgestaltet sein. Erschreckend oft existiert in der Praxis allerdings nicht einmal ein (schriftlicher) Vertrag!

Dabei gibt es sogar viele Möglichkeiten, diesen individuell auf das Mandat zuzuschneiden, z. B. für die Erstberatung bei neuen Mandanten oder solche mit Unternehmer-Mandanten (und eine gekürzte Version für Nicht-Unternehmer-Mandanten).

Ein Steuerberatervertrag ist unverzichtbar zur Beschreibung von Leistung und Gegenleistung, Aufgabenteilung zwischen Steuerberater und Mandant, Sicherung des geplanten Umsatzes der Kanzlei sowie Haftungsumfang und Haftungsvermeidung.

Zu diesem Zweck kann ein Vertrag ohne Änderung der Gebührensätze, mit Vereinbarung der Zeitgebührensätze und mit oder ohne Änderung der Wertgebührensätze geschlossen werden.

Insbesondere wird auf folgende Themenschwerpunkte näher eingegangen:

• Rechtliche Erläuterungen
• Allgemeine Auftragsbedingungen (AAB)
• Aufgabenteilung Steuerberater/Mandant